FAQ - Questions fréquentes

 

1. Compte et connexion
1.1 À quoi sert GIRAF ?
1.2 Que signifie GIRAF ?
1.3 Comment fonctionne GIRAF ?
1.4 Que puis-je faire dans GIRAF ?
1.5 Comment me créer un compte GIRAF ?
1.6 J’ai oublié mon mot de passe ?
1.7 Mon compte est bloqué ?
1.8 Modifier mes informations personnelles ?
1.9 Langue d’affichage

2. Appels concurrentiels
2.1 Comment candidater via GIRAF ?
2.2 Je souhaite postuler à un appel mais il n’apparait pas dans l’onglet Appels concurrentiels ?
2.3 Puis-je compléter ma candidature en plusieurs fois ?
2.4 Une confirmation de ma candidature est-elle envoyée ?
2.5 J’ai enregistré ma candidature alors qu’elle n’était pas encore complétée ?

3. Suivi administratif et financier des projets et appuis institutionnels ARES
3.1 Comment accéder à la fiche d'un projet ou d'un appui institutionnel ?
3.2 Que dois-je encoder dans la fiche du projet et comment ?
3.3 Quels projets sont concernés par l'encodage les données dans GIRAF ?


1. Compte et connexion

1.1 À quoi sert GIRAF ?
La Direction de la Coopération au Développement de l’ARES a pour mission d’attribuer et de coordonner les financements et projets de coopération académique en Fédération Wallonie-Bruxelles. L’application GIRAF est l’outil mis à disposition des professeurs porteurs de projets, candidats, gestionnaires administratifs, etc. pour faciliter la gestion de leurs activités de coopération financées par l’ARES. De la candidature à une bourse, jusqu’au contrôle financier d’un projet, GIRAF assure un appui continu entre les établissements d’enseignement supérieur et l’ARES.

1.2 Que signifie GIRAF ?
GIRAF est l’acronyme de l’application de Gestion Intégrée des Ressources Administratives et Financières de la Direction de la Coopération au Développement de l’ARES.

1.3 Comment fonctionne GIRAF ?
L’application GIRAF permet aux différents candidats à un financement de déposer un dossier, et aux intervenants dans des projets de coopération d’assurer le suivi financier et administratif de leur projet. Pour utiliser GIRAF, les utilisateurs doivent posséder un compte qui a au préalable été validé par l’ARES.

1.4 Que puis-je faire dans GIRAF ?
Les fonctionnalités disponibles dans GIRAF dépendent du type d’intervenant attribué à l’utilisateur. Un candidat boursier ne bénéficiera pas des mêmes fonctionnalités qu’un professeur porteur de projet ou qu’un gestionnaire administratif/financier :

  • En tant que candidat boursier, vous pouvez soumettre votre candidature puis visualiser le résultat de la sélection.
  • En tant que membre d’un établissement d’enseignement supérieur, vous pouvez assurer le suivi de vos projets en cours (suivi budgétaire, rapportage moral et financier). Vous pouvez aussi répondre aux appels à projets.

1.5 Comment me créer un compte GIRAF ?
Pour obtenir un accès à GIRAF, vous serez invité à vous inscrire via un lien partagé par l’ARES ou par un établissement d’enseignement supérieur. Une fois votre inscription effectuée, vous recevrez un mail de confirmation. Attention, pour que votre compte soit opérationnel, il doit être validé par l’ARES. Cela peut prendre quelques jours.
Si GIRAF vous indique que votre adresse mail est déjà utilisée, c’est que vous figurez dans l’annuaire de l’ARES, vous ne devez alors pas vous créer un compte, prenez contact avec l’ARES.

1.6 J’ai oublié mon mot de passe ?
Si vous avez déjà un compte mais que vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe GIRAF, utilisez la fonction « Réinitialiser votre mot de passe ».

1.7 Mon compte est bloqué ?
Si vous avez effectué plusieurs tentatives pour vous connecter avec un mot de passe erroné, votre compte a été bloqué. Pas de panique, faites preuve de patience ! Votre compte sera débloqué après quelques heures. Vous pourrez alors retrouver toutes les fonctionnalités GIRAF.

1.8 Modifier mes informations personnelles ?
Vous pouvez à tout moment modifier vos informations personnelles dans GIRAF. Pour ce faire, rendez-vous sur votre Tableau de bord, puis cliquez sur « Mon compte » dans la partie droite de votre tableau. Vous visualisez alors l’ensemble des informations de votre profil. En cliquant sur Modifier, vous accéder au formulaire pour actualiser ou corriger ces informations. Veillez à ce que vos informations soient bien correctes, notamment avant de soumettre un dossier dans le cadre d’un appel. Ces informations sont susceptibles d’être utilisées dans la procédure de sélection de l’appel concerné (voir mentions légales).

1.9 Langue d’affichage
GIRAF est disponible en français et en anglais. Vous pouvez sélectionner la langue d’affichage en haut à droite de votre écran à tout moment. Pour modifier la langue par défaut de votre compte GIRAF, rendez-vous sur votre profil utilisateur et changez la langue renseignée (voir modifier mes informations personnelles).


2. Appels concurrentiels

Consultez le Guide du candidat pour tout savoir sur la procédure de dépôt d'une candidature ou d'un projet.

2.1 Comment candidater via GIRAF ?
Le processus de candidature via GIRAF comporte deux étapes. Vous devez au préalable vous créer un compte. Ensuite, après validation de votre compte par l’ARES, vous pourrez remplir votre formulaire de candidature via l’onglet Appels concurrentiels. Si l’appel qui vous concerne n’apparait pas dans l’onglet Appels concurrentiels, voir la question suivante.

2.2 Je souhaite postuler à un appel mais il n’apparait pas dans l’onglet Appels concurrentiels ?
La plupart des appels sont relayés directement par les cellules de coopération ou les services de relations internationales des établissements d’enseignement supérieur. Pour candidater à l’un des appels suivants, veuillez prendre contact avec votre établissement : 
Bourses de voyage, Microprojets, Projets de sensibilisation.

2.3 Puis-je compléter ma candidature en plusieurs fois ?
GIRAF vous permet de sauvegarder les données de votre candidature afin de la compléter en plusieurs fois. Pour cela, cliquez sur "Enregistrer comme brouillon" au bas du formulaire. Vous retrouverez alors votre candidature non finalisée dans votre tableau de tâche dans l’onglet Appels concurrentiels. Par contre, à partir du moment où vous cliquez sur "Soumettre la candidature/le projet", votre candidature est définitivement envoyée dans le processus de sélection et ne pourra plus être modifiée.
Attention, certains champs obligatoires devront être complétés pour pouvoir sauvegarder une candidature en brouillon. Vous pourrez toutefois modifier ces informations avant la soumission définitive.

2.4 Une confirmation de ma candidature est-elle envoyée ?
Après avoir soumis définitivement votre candidature, vous recevrez un mail de confirmation. À partir de ce moment, vous pouvez consulter votre dossier sans le modifier dans l’onglet Appels concurrentiels. Il n’apparait plus comme une tâche, mais figure parmi "vos dossiers soumis".

2.5 J’ai enregistré ma candidature alors qu’elle n’était pas encore complétée ?
Une candidature envoyée dans le processus de sélection ne peut plus être modifiée. Si vous avez cliqué sur "Soumettre la candidature/le projet" alors que votre candidature n’est pas complète, veuillez prendre contact avec l’ARES.


3. Suivi administratif et financier des projets et appuis institutionnels ARES

3.1 Comment accéder à la fiche d'un projet ou d'un appui institutionnel ?
Si vous êtes coordonnateur ou gestionnaire d’un projet en cours, vous retrouverez ce projet dans votre Tableau de Bord, dans le tableau Mes projets. Cliquez sur le titre d’un projet. Vous êtes redirigé sur la page du projet. Les différents onglets disponibles vous permettent de gérer les différents aspects de rapportage qui vous sont demandés par l'ARES.

3.2 Que dois-je encoder dans la fiche du projet et comment ?
Un manuel d'utilisation détaillé est à votre disposition sur cette page. Il vous indique la marche à suivre dans GIRAF pour compléter les différentes données attendues.

3.3 Quels projets sont concernés par l'encodage les données dans GIRAF ?
Le suivi de tous les projets et appuis institutionnels financés par le programme 2017-2021 de l'ARES doivent assurer leur rapportage via la plateforme GIRAF à partir de 2021. Les données de ces projets pour les années antérieures ont été importées par l'ARES dans le système.
Si votre projet est antérieur à 2017 et qu'il n'a pas été intégré au programme 2017-2021 de l'ARES, les modalités de rapportage n'ont pas changé. Ces projets ne sont pas concernés par le rapportage dans GIRAF.