MAJ 17/05/2021 - Délai supplémentaire pour la soumission des candidatures
La Commission Coopération au Développement (CCD) de l’ARES en sa session du 17 mai 2021, a décidé d’étendre les délais de candidatures à l’appel à Formations internationales 2022-2026. Le Conseil d’Administration de l’ARES n’ayant pas pris de nouvelles dispositions depuis le lancement de cet appel, la CCD vous invite à poursuivre le dépôt des candidatures initiées depuis plusieurs semaines. La CCD souhaite toutefois disposer de la vue la plus exhaustive possible des candidatures et des nouvelles habilitations envisagées en vue de la session du Conseil d’Administration de l’ARES qui se tiendra le mardi 25 mai 2021.
La CCD a décidé de procéder en trois étapes intermédiaires pour cette soumission :
- Pour le vendredi 21/05/2021 à 12h00 (midi): Le formulaire de candidature “Formation internationale 22-26” doit être complété dans GIRAF à l’état de brouillon avec les informations générales, les intervenants et une version provisoire de l’annexe Questions ouvertes - les points 1 (tous les sous points) 2.1, 2.2, 3.2 et 3.3, 5.1 et 5.2 et de la partie 8 (tous les sous points) doivent être complétés - et de l’annexe Autres intervenants (si nécessaire).
- Pour le 31/05/2021 à 23h59 : Le formulaire de candidature doit être soumis dans GIRAF. Ce dossier est à minima composé de l’annexe Questions ouvertes et (si nécessaire) de l’annexe Autres intervenants. Ces différents éléments sont complétés intégralement.
- Pour le 30 juin 2021 : comme déjà annoncé, les annexes 1 (relative à l'habilitation) et 5 (relative aux déclarations d'intention) peuvent être introduites pour la date du 30 juin 2021, ces annexes doivent nous parvenir selon la même procédure spéciale qu'initialement prévue :
- Envoyer un mail officiel au plus tard le 30 juin 2021 à l'adresse de l'Administrateur de l'ARES : administrateur@ares-ac.be avec la ou les annexes en pièce jointe en version PDF.
- L'objet du mail sera composé comme suit : APPEL FI - Introduction Annexes - Nom de votre établissement. Spécifier dans le mail le titre des formations pour la ou lesquelles les annexes sont envoyées.
Très concrètement, dans GIRAF :
Si votre dossier n’a pas encore été soumis, vous ne devez pas le soumettre aujourd’hui et pouvez le soumettre au plus tard le 31 mai. Il est par contre impératif qu’il soit enregistré à l’état de brouillon d’ici ce vendredi 21 mai à 12h selon les modalités précisées ci-dessus.
Si votre dossier a déjà été soumis, et que vous souhaitez bénéficier de ce délai supplémentaire, vous pouvez ouvrir un nouveau formulaire en suivant la procédure initiale décrite ci-dessous. Ce formulaire devra être enregistré en brouillon d’ici le vendredi 21 mai à 12h selon les modalités précisées ci-dessus et soumis pour le 31 mai. Si vous ouvrez un nouveau formulaire, merci de contacter giraf@ares-ac.be pour que le premier formulaire soumis soit supprimé.
Constitution d’une proposition dans GIRAF
Les dossiers de candidature doivent être soumis via la plateforme GIRAF. Merci de suivre attentivement les étapes suivantes.
1. Toutes les personnes qui souhaitent avoir accès à la proposition de formation doivent posséder un compte GIRAF. Si une d’entre elles n’a pas encore de compte, elle peut en créer un ici (activation dans un délai de quelques heures à quelques jours).
2. Il est nécessaire de définir un 'responsable GIRAF' de la candidature (au sein de l'EES coordinateur). La proposition sera liée au compte GIRAF de cette personne. Elle peut ouvrir un formulaire dans GIRAF via le lien ci-dessous et sera en charge de soumettre définitivement la proposition auprès de l'ARES. Elle pourra aussi nommer les autres personnes en tant que corédacteurs pour leur donner accès au formulaire.
Cliquez ici pour ouvrir un formulaire de proposition
(attention, ce lien ne peut être utilisé qu’une seule fois par formation)
Le porteur de la candidature retrouvera ensuite le formulaire quoiqu’il arrive dans le tableau Mes tâches de l’onglet Appels concurrentiels. il peut le modifier tant qu’il utilise l’option « Enregistrer en brouillon ».
3. Le porteur de la candidature peut désigner des corédacteurs qui auront également accès au formulaire. Pour les corédacteurs, l’accès se fera via le tableau Mes corédactions de l’onglet Appels concurrentiels. Pensez également à désigner votre cellule de coopération/personne de contact en corédaction : elle pourra vous assister et anticiper la validation qui lui sera demandée après la soumission.
Notez bien que les personnes désignées dans le champ Corédaction ont accès de la même manière que le responsable GIRAF de la candidature au formulaire. Toutefois, seul le responsable GIRAF pourra soumettre définitivement le dossier. Notez aussi que les corédacteurs ne sont pas automatiquement avertis, vous devez les prévenir que vous les avez indiqués comme corédacteurs.
Avertissement : les modifications simultanées ne sont pas possibles dans GIRAF. Si deux utilisateur·trices accèdent au même formulaire en même temps, seul le premier ou la première peut enregistrer ses modifications. Le/la deuxième utilisateur·trice n'en sera toutefois averti·e qu'au moment d'enregistrer son travail et non à l'ouverture du formulaire. Il est donc essentiel de coordonner les différentes interventions sur le formulaire.
Soumettre la proposition
Lorsque le dossier est complet et que vous avez reçu les conseils et l’aval de votre établissement, le responsable GIRAF de la candidature peut envoyer votre proposition en cliquant sur « Soumettre la proposition ». La date limite est fixée au 31 mai 2021 au plus tard.
À partir de ce moment, vous ne pouvez plus apporter de modifications à votre formulaire, mais le porteur de candidature pourra toujours consulter la candidature via le tableau Mes dossiers soumis de l’onglet Appels concurrentiels.
Toutes les propositions soumises devront être validées (sans modification possible) dans GIRAF par la cellule de coopération/personne de contact de l'EES coordinateur avant d'être prises en considération par l'ARES. Assurez-vous donc avant de soumettre votre proposition que cette dernière correspond aux attentes et prenez contact avec la cellule de coopération/personne de contact avant toute soumission.
En cas de problème technique, prenez contact avec giraf@ares-ac.be.
Annexes et fichiers à télécharger dans le formulaire
Veuillez prendre connaissance du document FAQ mis en ligne le jeudi 22 avril.
Vous pouvez télécharger ci-dessous le document d'appel et ses différentes annexes, mais aussi les canevas qui doivent être complétés et téléchargés dans le formulaire GIRAF en PDF.
Attention la personne coordinatrice et les partenaires académiques doivent être complétés directement dans le formulaire GIRAF. Seuls les autres intervenants (autres partenaires académique et partenaires associés) doivent être complétés via le fichier à télécharger.